Comment puis-je envoyer ma nouvelle adresse e-mail à tous mes contacts ?

Malheureusement, il n’y a pas d’option native dans Outlook pour cela, mais avec une utilisation astucieuse de l’ « Import and Export Wizard » et Excel, nous pouvons certainement accélérer le processus et avoir un contrôle total sur qui sera ajouté en tant que contact.

Les 5 étapes ci-dessous décrivent l’ensemble du processus qui, en réalité, ne prend que quelques minutes (il a fallu plus de temps pour les écrire).

A lire aussi : Les meilleures alternatives de stockage pour faciliter votre déménagement

Comme alternative, pour l’automatiser complètement et aussi pour éviter que vous oubliez d’ajouter des personnes en tant que contacts à l’avenir, vous pouvez utiliser un complément à la place. Deux d’entre eux sont énumérés au bas de ce guide.

Étape 1 : Exporter « From Name » et « From Address » vers un fichier csv

Dans cet exemple, nous utiliserons le dossier Boîte de réception comme source, mais vous pouvez également utiliser n’importe quel autre dossier de messagerie. Reportez-vous à la section ci-dessous Étape 5 lorsque vous souhaitez utiliser le dossier Éléments envoyés comme source.

A découvrir également : Choisir les bons cartons de déménagement : Guide pratique et conseils

1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez utiliser comme source.
2. Démarrer l’importation et l’exportation Magicien.
   • Outlook 2007Fichier-> Importation et exportation
   • Outlook 2010Fichier-> Ouvre->
   • Outlook 2013/2016/2019/Office 365Fichier-> Ouvrir et exporter -> Importer Import/Exporter
3. Choisir : Exporter vers un fichier
4. Choisir : Valeurs séparées par des virgules
5. Vérifiez que le dossier correct est sélectionné.
6. Sélectionnez un emplacement de dossier et un nom pour votre fichier CSV-.Par exemple : export-addresses-inbox.csv
7. Si ce n’est pas encore sélectionné, cochez la case devant : Exporter « Messages électroniques » du dossier : Boîte de réception
8. Appuyez sur : Mapper les champs personnalisés…
9. Dans la boîte de dialogue « Mapper les champs personnalisés » appuyez sur : Effacer la carte
10. Faites glisser et déposez les champs suivants dans la zone « À : » à droite.
    • De : (Nom) De : (Adresse)
11. Appuyez sur OK, puis Terminer pour démarrer le processus d’exportation.

Assurez-vous d’exporter uniquement les champs « De : (Nom) » et « De : (Adresse) ».

Étape 2 : Supprimer les doublons

1. Ouvrez le fichier csv-fichier dans Excel.Si il s’est ouvert avec dans une seule colonne, utilisez la fonction Données > Texte en colonnes pour obtenir les 2 champs dans des colonnes séparées.
2. Sélectionnez les colonnes A et B entières. Dans
4. l’onglet Données, cliquez sur : Supprimer les doublons Appuyez sur OK pour démarrer le processus de suppression des doublons.

Étape 3 : Supprimer l’adresse Exchange interne

Si vous utilisez un compte Exchange, vous verrez également certaines adresses au format x500. Comme il s’agit d’adresses internes d’Exchange et que ces personnes font partie de votre carnet d’adresses global, nous pouvons les filtrer de la manière suivante.

1. Sélectionnez la cellule A1. Dans
2. l’onglet Données, cliquez sur : Filtrer
3. Cliquez sur l’icône déroulante de la cellule B1.
4. Choisissez : Filtres de texte> Contient…

5. Comme type de condition : @

6. Appuyez sur OK pour appliquer le filtre.
7. Sélectionnez tous les résultats (CTRL A) et copiez-les (CTRL C).
9. Créez une nouvelle feuille dans Excel en cliquant sur l’icône ou « nouveau » en bas ou en appuyant sur MAJ F11. Collez les résultats dans la feuille nouvellement créée (CTRL V).

Étape 4 : Filtrage et enregistrement supplémentaires

Selon que vous êtes satisfait des résultats actuels, vous pouvez appliquer des filtres supplémentaires ou consulter manuellement la liste restante des noms et adresses. En cliquant avec le bouton droit sur un numéro de ligne et en choisissant « Supprimer », vous pouvez supprimer une ligne entière.

Une fois que vous êtes satisfait des résultats, utilisez la fonctionnalité Enregistrer sous dans Excel. Il est recommandé de l’enregistrer sous un autre nom tel que : export-addresses-inbox-filtered.csv.

Assurez-vous de l’enregistrer en tant que fichier csv et sélectionnez de n’enregistrer que la feuille sélectionnée (votre liste entièrement filtrée copiée) lorsque vous y êtes invité.

Étape 5 : Importez le fichier csv dans votre dossier Contacts

Maintenant que vous avez une liste entièrement filtrée de noms et d’adresses, vous pouvez les importer en tant que contacts de la manière suivante.

1. Démarrez l’Assistant Importation et Exportation.
   • Outlook 2007Fichier-> Importation et exportation
   • Outlook 2010Fichier-> Ouvre->
   • Outlook 2013/2016/2019/Office 365Fichier-> Ouvrir et exporter -> Importer Import/Exporter
2. Choisissez : Importer à partir d’un autre programme ou fichier
3. Choisir : Valeurs séparées par des virgules
4. Accédez au fichier csv-que vous avez enregistré à l’étape 4.
5. Sélectionnez la manière dont les doublons doivent être gérés lorsqu’un contact portant ce nom existe déjà dans votre dossier Contacts.
6. Dans l’étape suivante, sélectionnez votre dossier Contacts.
   • Pour éviter les erreurs, vous pouvez également créer un nouveau dossier Contacts pour le processus d’importation, puis déplacer ces contacts importés vers votre dossier Contacts principal par la suite. Pour créer un nouveau dossier Contacts, vous devez Annuler le processus d’importation.
7. Si ce n’est pas encore sélectionné, cochez la case devant : Importer « export-addresses-inbox-filtered.csv » dans le dossier : Contacts
8. Appuyez sur : Mapper les champs personnalisés…
9. Dans la boîte de dialogue « Mapper les champs personnalisés » appuyez sur : Effacer la carte
10. Faites glisser et déposez les champs de gauche vers les champs suivants dans la zone « À : » de la droite.
    • De : (Nom) —>
    • De : (Adresse) —> Nom E-mail
11. Appuyez sur OK, puis Terminer pour démarrer le processus d’importation.

Mappez vos champs du fichier CSV aux champs Contact corrects dans Outlook.

Remarque : Lorsque vous ne voyez pas les deux champs dans la boîte de dialogue Mapper les champs personnalisés, cela signifie que votre fichier csv-file n’a pas été enregistré avec une virgule comme séparateur. Pour corriger ce problème, voir : Importer une exportation csv contacts.

Utilisation du dossier Éléments envoyés comme source

Si vous souhaitez utiliser le dossier Éléments envoyés comme source pour vos Contacts, vous pouvez y parvenir en exportant les champs À (Nom) et À (Adresse) à l’étape 1.10.

Cependant, à l’étape 4, vous devez filtrer toutes les règles qui contiennent un point-virgule ( 😉 car ces lignes contiennent plusieurs adresses qui ne peuvent pas être directement importées en tant que contacts multiples.

La même chose s’applique lorsque vous souhaitez effectuer cette opération pour le champ CC pour n’importe quel dossier de messagerie.

Entièrement automatiser l’ajout de nouveaux contacts à l’aide d’un complément

Même si le processus ci-dessus est un moyen assez efficace d’examiner et d’ajouter rapidement un grand nombre d’expéditeurs ou de destinataires en tant que Contacts, vous pouvez également l’automatiser entièrement avec l’un des compléments ci-dessous.

• Ajouter une adresse e-mail par Sperry Software (code de réduction : BH93RF24) Ajouter des contacts par Mapilab (code de réduction : 4PM76A8)

Les deux compléments offrent la possibilité de traiter les e-mails déjà envoyés ou reçus et également de sélectionner un dossier Contacts dans lequel enregistrer les contacts. Ils veillent également à ne pas créer de doublons même lorsque ce contact existe déjà dans un autre dossier.

En outre, ils offrent la possibilité d’ajouter de nouveaux contacts la première fois que vous envoyez un e-mail à cette personne afin que vous n’oublierez plus jamais d’ajouter des personnes en tant que contacts.

Quelques options du complément Ajouter des contacts parMapilab.